Dentro de la sabiduría popular hay pocas cosas con mensajes tan directos, como son los refranes; para muestra, este: “antes los perros se amarraban con longaniza”, que es una frase que, además de pintoresca, indica tiempos pasados de abundancia.

Si hablamos de nuestra industria esto representa las épocas en las que los productos eran el rey y los márgenes de utilidad en su venta eran más que buenos; tiempos en que nos podíamos dar el lujo de regalar ciertos componentes o la mano de obra.

Las cosas han cambiado enormemente. Por un lado, hoy la conciencia del papel de la tecnología en nuestra vida diaria es notable en todos los niveles; segundo, y muy importante, la experiencia de uso del usuario, en general, es grata y en muchos casos con gran facilidad de integración a sus actividades cotidianas -basta ver la curva de aprendizaje de usuarios que usan por primera vez algún dispositivo que hoy es bastante corta-. Y, en tercer lugar, esto hace que para lograr que un negocio sea rentable hoy, no sea suficiente ser un “Master Jedi” de la tecnología, sino que también es necesario que la empresa que brinda el servicio sea eficiente, y mucho.

Normalmente enfocamos los esfuerzos de venta de un proyecto en las habilidades técnicas de nuestra empresa y olvidamos que la parte administrativa también vende.

Me refiero a que es común tener una estrategia de venta bien definida pero, una vez que la propuesta fue aprobada, el enfoque del proyecto se diluye un poco. Recordemos que un proyecto está delimitado por tiempo, costo, calidad (y que en medio está el riesgo), además debemos estar ciertos en que el balance entre estos elementos es vital para entregar al usuario el resultado deseado y, al mismo tiempo, que el negocio produzca el margen deseado.

Pues hay un elemento que frecuentemente pasamos por alto y que afecta de manera importante el resultado deseado en varios frentes; así como la relación con el cliente, la manera de trabajar de nuestro personal técnico y en el resultado financiero del proyecto.

Me refiero a los cambios. Estos pueden darse por muchas razones: arquitectónicas, técnicas, cambios en la funcionalidad del proyecto, estética, elección del modelo en los productos, disponibilidad y muchos más. El tema de fondo es cómo administramos los cambios que surgen en el proyecto.

Empecemos por definir que en la administración de proyectos los cambios deben ser manejados mediante una “Orden de Cambio” y que éste es un proceso que define cómo los cambios modifican los alcances del proyecto, sin importar si son solicitados por el propietario, el arquitecto, el ingeniero de diseño o el instalador.

Un proyecto debe tener una definición de alcances donde debe quedar claro el nivel de calidad de entrega, un precio y un tiempo de ejecución. Si alguno de estos elementos cambia, lo más probable es que afecte a los otros dos. Al respecto, una buena práctica es que, durante el proceso de ventas o en la descripción de alcances, se haya mencionado cómo se manejarían los cambios.

Hay cambios que no afectan la magnitud del proyecto, por ejemplo “recorre esta bocina”, pero, para ver si hay impacto debería existir una revisión técnica porque aunque aparentemente no haya un cambio de costo, puede haber implicaciones técnicas.

La Orden de Cambio es un documento que debe definir con detalle el ajuste solicitado y debe estar firmado por alguien con autoridad en el proyecto. La orden es revisada desde los puntos de vista comercial y técnico; de ahí se desprenden dos opciones: que el cambio no modifique precio, tiempo o calidad del proyecto y, por lo tanto, se generen las instrucciones necesarias para proceder a ejecutarlo. O bien, que el cambio solicitado si tenga implicaciones de tiempo, costo o calidad y entonces de ahí se desprenderá una cotización por las acciones a realizar (que pueden ser no sólo de equipos o materiales, pueden fácilmente incluir tiempo de trabajo de ingeniería y mano de obra en instalación) o bien un ajuste en las fechas del proyecto, etcétera.

En la actualidad la administración de uno de nuestros proyectos, cualquiera, por sencillo que sea, es cosa seria; de ahí puede depender el futuro de una empresa. No han sido raros los casos en los que un proyecto mal manejado puede poner en aprietos económicos a una empresa al grado de hacerla quebrar.

Por lo tanto, aspectos críticos dentro de nuestra organización son: explicar a los equipos de trabajo detalladamente cómo un cambio puede tener afectaciones en costo, tiempo o calidad. Y además explicar al cliente que cada cambio solicitado requiere una validación técnica que desprenderá en una comercial.

Uno de los peores enemigos de nuestra industria es permanecer en el proyecto más tiempo del necesario; para empezar tenemos fugas de dinero por ello y, lo peor, es que normalmente se debe a que estamos retrasados o con algún tipo de problema técnico y, como estamos en desventaja, accedemos a lo que el cliente solicite para emparejar la situación.

Lo más probable es que tengamos cambios en todos los proyectos que realizamos y mientras más grande el proyecto, más grande y complejo la magnitud de los cambios, pero al mismo tiempo, mientras mejor preparada esté nuestra compañía para administrar los proyectos y controlar los cambios, menos daño nos harán. De ahí la relevancia de contar con la figura de un Administrador de Proyectos, una persona dedicada y responsable de controlar la logística. Imparcial, no puede formar parte de equipos de abastecimientos, diseño o instalaciones, sencillamente porque pierde objetividad al convertirse en “juez y parte”.

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