Siempre he pensado que necesitamos un pretexto para hacer algunas cosas, como el cambio de año para dejar de fumar, hacer dieta o peor aún adquirir buenos hábitos que nos pueden hacer mejores. Y por supuesto que con la coyuntura de la llegada de año, en esta columna no nos vamos a quedar atrás y les hacemos una propuesta seria -en realidad muy seria- de algunos puntos que pueden ayudarnos a mejorar nuestras compañías y profesionalizar a la industria; y no veremos uno o dos propósitos, pensaremos en uno para cada mes. ¡Apúntele!

 

1. Procesos de trabajo

Si los tienes ¡felicidades! Si no, es una buena oportunidad para elaborarlos. Hay dos grandes beneficios en ello, el primero es que tienes un documento escrito que define qué y cómo se hace algo en tu organización; y el segundo es que, al hacerlo propiamente -al escribirlo-, te obligas a poner en orden ideas y confirmar si los pasos son los correctos, si los involucrados son los que deben, si los entregables están definidos y completos o hay algo que se pueda mejorar. Una buena práctica es involucrar a los participantes y de ahí obtener los procesos. Por supuesto, hacerlos no es fácil, y mucho menos lo es ponerlos en marcha, conservarlos, que les den uso respetándolos y revisándolos ocasionalmente para actualizarlos o mejorarlos. Mas son indispensables.

2. Mejorar los documentos con los que trabajamos

No me refiero a mejorar la letra o colores, sino a confirmar que tengamos los necesarios para asegurar que de manera profesional y oficial podemos comunicarnos con los clientes, sus representantes y otros contratistas dejando un registro escrito que pueda comprobar hechos y rastrear decisiones, comunicados y responsabilidades.

Lo normal es tener formatos adecuados para la entrega de propuestas, hojas membretadas y facturas, como mínimo. Pero, ¿qué tal que tenemos formatos para minutas de reuniones, documentar cambios al proyecto? Sin duda nos veremos más profesionales.

3. Fomentar el trabajo en equipo

Muchas actividades son realizadas por equipos de trabajo. No podemos imaginarnos, por ejemplo, que una instalación pueda ser hecha por una sola persona. Entonces, al fomentar trabajar como equipos me refiero al resto de la gente, es común que haya ciertas rivalidades entre departamentos pero Ventas, Ingeniería e Instalaciones dependen totalmente uno del otro y eso sin contar a las áreas administrativas, pero la práctica común es que cada quien se esmera en realizar bien su trabajo sin forzosamente apoyar y complementar a los compañeros de otras áreas. El propósito es hacer lo necesario para que toda la organización trabaje como un mismo equipo, ¿suena fácil?

4. Saber decir no

Un “no” a tiempo y, planteado de la manera correcta, es una de las mejores formas de tener el control de un negocio. Con el cliente, con otros contratistas, con el arquitecto, con nuestros compañeros, en todos los casos. Todos tenemos experiencias, la mayoría de ellas historias de terror donde un “no” hubiera hecho muchísima diferencia. Lo importante de un “no”, no sólo es decirlo, sino hacer que se respeten los procesos y políticas de trabajo con quien sea.

5. Entrenamiento

Es curioso, todos sabemos que la constante y permanente evolución de nuestra industria es una de sus principales características, pero en general -y salvo honrosísimas excepciones- el entrenamiento no forma parte de la rutina normal de trabajo, lo dejamos “para cuando tenga un rato libre”. Entonces sucede lo que ya sabemos: en vez de habernos preparado técnicamente, hay que improvisar para hacer que algo funcione, eso sin contar que en muchas ocasiones sólo hacemos que opere el equipo, impensable que se obtenga de éste el máximo de su potencial. No importa el puesto, organizaciones como AVIXA, CEDIA y prácticamente todos los fabricantes de equipos, nos pueden ayudar en este campo; sólo es cosa de dedicar tiempo para hacer un plan y tomar un curso o dos, incluso hay materiales adecuados para construir un plan formal de entrenamiento y, si lo hacemos, no sólo haremos mejor las cosas, la profesionalización de la industria será en beneficio de todos.

6. Acercamiento a proveedores

Estoy consciente que a veces, cuando llega a visitarnos un proveedor y aunque sea con cita, quisiéramos no dedicarle tiempo y esto sucede básicamente por dos razones: la primera es la falta de una comunicación eficiente y la segunda el nivel de confianza que uno puede tener en el otro.

Por comunicación eficiente me refiero a conocer ambas empresas, su funcionamiento, tipo de mercado y todo lo necesario para que el cliente pueda apoyarse en el proveedor.

Los proveedores pueden hacer muchísimo más que suministrar equipos y a veces entrenamiento o sus eventos. Hay quienes reparten sus compras entre varios proveedores “porque todos son amigos” y terminan por diluir los negocios sin darle la importancia requerida. Tenemos varias empresas que son magníficos proveedores, sólo están esperando que les permitamos descubrirlo.

7. Aprovechar al máximo

las organizaciones de las que

somos miembros

Organizaciones como Avixa y CEDIA son mucho más grandes y nos ofrecen beneficios que ni imaginamos, lo que pasa en que en general no los conocemos. No es una mala idea pasar una mañana o una tarde (no unos pocos minutos), navegando en sus páginas de internet y tomar nota de lo que encontramos interesante para después hablarlo con sus representantes. Temas desde documentos técnicos y mejores prácticas, estándares, estudios de mercado, entrenamiento en varias disciplinas y ni qué decir de certificaciones. Y, lo más importante, si aún no eres miembro… ¿Qué esperas? La inversión puede parecer cara, pero si ves todo lo que puedes obtener ¡es una ganga!

8. Dominar las redes

Eso de la convergencia entre AV e IT es cosa del pasado, hoy quienes no instalan al menos una red básica están retrasados y si la red es mediana apenas están “sobreviviendo”.

Desafortunadamente no es raro escuchar que el cliente cuestiona el precio de la red y nos pide bajar las especificaciones, acceder a esta petición es un error monumental y si sucede es porque desde el principio no hicimos un buen trabajo explicando el concepto de nuestras redes. No es la idea hoy hablar sobre aspectos técnicos, pero sí enfatizar que las redes para AV son diferentes y hay que tratarlas como tal, desde el proceso en cómo identificamos las necesidades para el diseño de la red, cómo la presentamos al cliente y cómo queda funcionando (y bien a la primera).

9. Revisar el Modelo de Negocios

Marcas, tiempos, descuentos, eficiencia, comunicación, plan de negocios escrito. Hay muchísimas cosas que podemos hacer para mejorar como empresa, no importa el tamaño ni cuánto vendemos. Por ejemplo, ¿nos interesa crecer? ¿Pensamos comprar un vehículo o contratar una persona para un nuevo puesto o reforzar algún área? ¿Cómo lo vamos cubrir, qué pasa en meses de vacas flacas, qué tipos de proyectos son donde no participamos? En fin, mientras tengamos ideas claras podremos estar mejor preparados para hacer más.

10. Delegar para hacer crecer a la gente

Conozco varias compañías donde “el más chimuelo… masca tuercas”. Las habilidades y espíritu de los colaboradores, en cualquier área son sobresalientes, la razón es que se les asignaron responsabilidades y se les dejo resolverlas. Es probable que no queden como si las hubiéramos hecho nosotros y, seguramente hubo errores, pero después de un poco de tiempo tenemos un equipo de trabajo eficiente y productivo.

Y con esto para arrancar. Seguro se preguntan porque sólo hay diez y no doce propósitos, la verdad no quiero abusar, enero arranca en cámara lenta y diciembre a mil por hora, con pachanga tras pachanga. Pero la invitación es a reflexionar, los más de nosotros no somos dueños de nuestras empresas, pero sin duda podemos hacer más y hacernos mejores en lo que hacemos, crecer y hacer crecer. ¿Será que podemos influir en la suerte del nuevo año? Pues por si las moscas ¡yo me propongo ser de absoluta utilidad en mi compañía!

Amigos lectores, ¡lo mejor para el nuevo año a todos¡ HT

 

Los Acompañantes

Por supuesto que en el tema de propósitos yo no me quedo atrás y tengo uno musical: escuchar nuevamente algunos álbums que, por alguna razón u otra, no les he dedicado tiempo y el primero es una de las joyas de mi juventud: “Club Date” de Yusef Lateef, saxofonista (y de los buenos), tengo su disco en vinyl de 1976, me sé desde la portada hasta el notable ambiente de la grabación en vivo y de la música ¡ni se diga! No me explico porqué no le dediqué tiempo antes. Confieso que para el whisky no se requieren propósitos, nomás decidir el tipo de sabor con el que quiero acompañar al disco en cuestión, así que para una sesión así de especial apareció un Balblair 03, con sabor a caramelo y cítricos. ¡Vaya que van bien juntos!

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